Was passiert mit meinem Zuhause, während ich im Ausland bin?

Wer für den Job ins Ausland geht, bekommt für die Wohnungssuche vor Ort Unterstützung vom Arbeitgeber. In der Regel engagieren entsendende Firmen sogenannte Relocating-Agenturen. Mit der Frage, was während der Zeit im Ausland aber mit dem eigenen Zuhause in Deutschland passieren soll, sind viele Expats auf sich allein gestellt. 

Mit ihrem Unternehmen VICA Immobilien Management GmbH hat sich Stefanie Gurow auf die Unterstützung bei eben diesem Thema spezialisiert. Was ihr Angebot konkret umfasst und wie sie ihre Kund*innen unterstützt, hat sie in dem folgenden Gastbeitrag zusammengefasst.

Erbsenzählen für zufriedene Kunden

Ein Gastbeitrag von Stefanie Gurow/ VICA Immobilien Management GmbH

»Danke für die Erbsenzählerei!«, schrieb mir Julia*. Ich hatte ihr in einem unserer ersten Gespräche angekündigt, dass ich die Übergabe sehr detailliert machen würde, und mich selbst als Erbsenzählerin bezeichnet. Jetzt hatte sie das ausführliche Protokoll mit der Bestandsaufnahme und all den Fotos bekommen. Aber von vorn: 

Julia* und Niko* meldeten sich bei mir, um sich von mir bei der befristeten Vermietung ihrer Eigentumswohnung unterstützen zu lassen. Wir lernten uns im Videocall kennen und die beiden berichteten von ihren Plänen: Gemeinsam mit den beiden Kindern sollte es ab Sommer für vier Jahre nach Washington D.C. gehen. Vieles war über Nikos Arbeitgeber geregelt, aber es gab noch eine Menge zu tun. Vor allem fragte sich das Paar, was es während seiner Abwesenheit mit seiner Wohnung machen sollte. Auf jeden Fall wollten sie später wieder einziehen, aber sie hatten gehört, dass befristete Vermietungen mit Risiken verbunden sein können. Die beiden befürchteten, etwas falsch zu machen, aber es fehlte ihnen auch die Zeit, sich um all die Fragen rund um ihre Wohnung zu kümmern. 

Am liebsten alles abgeben!

„Wir möchten so wenig wie möglich selbst machen“, hatten Julia und Niko schon in unserem ersten Gespräch gesagt. Sie wollten also das Komplettpaket nehmen. Das bedeutet: Ich vermiete die Wohnung und verwalte sie, kümmere mich um die Mieten- und Kautionsverwaltung, rechne Betriebskosten ab, organisiere Reparaturaufträge, prüfe Rechnungen und Belege. Oft übernehme ich für meine Auftraggeber*innen auch die Kommunikation mit der Wohnungseigentümer-Verwaltung und helfe mit Abrechnungen und Wirtschaftsplänen. 

Der persönliche Kontakt

Wir verabredeten einen Kennenlerntermin bei ihnen zu Hause, bei dem sie mir auch gleich ihre Wohnung zeigen konnten. Bevor ich einen Auftrag annehme, ist mir die Besichtigung der Immobilie wichtig, im besten Fall auch ein persönliches Kennenlernen. Ich biete keine klassische Hausverwaltung, vielmehr verstehe ich mich als Eigentümervertreterin und Vertrauensperson vor Ort. Wer sich für meine Dienstleistung entscheidet, der wird durch mich persönlich vertreten, bekommt mich als alleinige Ansprechpartnerin ans Telefon und dessen E-Mails beantworte ich selbst. 

It’s a match!

Die Zusammenarbeit ist in der Regel auf mehrere Jahre angelegt, nämlich bis zur Rückkehr meiner Auftraggeber*innen. Bei der Auswahl der Mieter*innen schaue ich natürlich vor allem im Interesse meiner Auftraggeber*innen genau hin. Und weil ich meist jahrelang die erste Ansprechpartnerin für die Mietpartei bin, profitiere auch ich von einer sorgfältigen Auswahl der Mieter*innen. Am Ende haben alle Beteiligten etwas von einer guten und einvernehmlichen Zusammenarbeit. 

In Julias und Nikos Wohnung ist inzwischen eine nette Familie eingezogen. Die Befristung passt gut zu deren eigenen Plänen, da die Familie in ein paar Jahren ihr erstes Eigenheim kaufen möchte. Julia und Niko freuen sich, ihre Wohnung gut vermietet zu haben, und zwar in der Gewissheit, dass die Befristung im gemeinsamen Interesse ist. 

Nur Verwaltung? Geht auch!

Das Komplettpaket ist natürlich kein Muss, jede Kundin und jeder Kunde bekommt von mir ein maßgeschneidertes Angebot. 

Meine Kundin Frau Petersen* zum Beispiel wünschte sich ausschließlich Unterstützung bei der Verwaltung. Die Vermietung wollte sie selbst übernehmen. Eine Bewerberin hatte sie bereits – sie hatte sich mit ihr auch schon über die Miethöhe und Dauer geeinigt. Ich bot Frau Petersen an, sie ab sofort zu unterstützen, nämlich mit dem Aufsetzen des Mietvertrages. Der Vertrag bildet die Grundlage meiner Verwaltertätigkeit, von daher ist es mir wichtig, dass der Vertrag alle wichtigen Merkmale enthält.

Frau Petersen hatte zwar einen guten Mustermietvertrag verwendet, jedoch hatte sie geplant, ihn mit einer gescannten Unterschrift zu versehen. So wäre der Vertrag aber nicht gültig gewesen, und auch nicht als eigenhändig unterschriebener Vertrag, der als Scan verschickt wird. Denn eine wichtige Voraussetzung für die Gültigkeit von Zeitmietverträgen ist die Schriftform. Fehlt diese bei einem Mietvertrag, der für länger als ein Jahr abgeschlossen wird, so gilt er auf unbestimmte Zeit. Auch ist eine Kündigung in diesem Fall frühestens zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung des Wohnraums zulässig. 

Kein Service von der Stange

Frau Petersen und ihre Mieterin haben nun die gewünschten Vereinbarungen in einem wirksamen Mietvertrag geregelt, auf die sich beide Seiten verlassen können. „Sie haben mich an der Stelle abgeholt, wo ich Hilfe brauchte“, sagt Frau Frau Petersen, „kein Service von der Stange, sondern wirklich maßgeschneidert!“ Genau das ist mein Anspruch: Der Bedarf nach individueller Unterstützung ist mir sehr bewusst, und Frau Petersens Lob freut mich daher umso mehr. 

Ob nun das komplette Paket mit allem Drum und Dran, die Beauftragung mit der Vermietung ohne Verwaltung oder andersherum: Ich passe mein Angebot gern dem Bedarf meiner Kund*innen an, um sie da abzuholen, wo sie meine Unterstützung brauchen. 

Erstens kommt es anders, und zweitens als man denkt

Meine Kundin Mara* kontaktierte mich, nachdem sie ihr Haus schon so gut wie vermietet hatte. Leider sprangen die Bewerbenden in letzter Sekunde ab, und Mara musste neben der Absage der Mietpartei auch noch einige schlechte Makler-Erfahrungen wegstecken. Was war passiert? 

Nachdem ihre Fast-Mieter abgesagt hatten, stellte sie eine Anzeige für ihr Haus online, woraufhin sich zwei Maklerbüros meldeten. Das eine empfahl ihr eine komplette Renovierung – Mara bedankte sich für das Gespräch und engagierte den anderen Makler. Leider zeigte dieser aber nach einigen ersten Bemühungen kein Interesse mehr an der Vermietung. Mara legte den Auftrag auf Eis und kam durch eine Empfehlung zu mir. Wir besprachen, welche Möglichkeiten sie hatte, den Maklerauftrag zu kündigen und wie ich sie unterstützen könnte. Kurze Zeit später war Mara nicht nur den Makler los, sondern es fanden auch erste Besichtigungen mit Bewerber*innen statt. 

Die Zielgruppe unter die Lupe nehmen

Die Sache mit der Vermietung nahm deswegen Fahrt auf, weil wir uns Maras Zielgruppe genauer ansahen und die Vermarktungsstrategie anpassten. Eine möblierte Immobilie, die mit einer zeitlichen Befristung angeboten wird, braucht oft mehr Aufmerksamkeit als eine unmöblierte Wohnung mit unbefristeter Laufzeit. Außerdem sind hier die entsprechenden Formvorschriften zu beachten. Für Mara war dies trotz der Beratung durch einen vermeintlichen Profi ein Novum. Ihr wurde seitens des Maklers nämlich die digitale Unterzeichnung des Mietvertrags empfohlen. 

„Danke für deine Genauigkeit! Mir graut es davor, wie es mit dem anderen Makler gelaufen wäre“, schrieb mir Mara später. Den Mietvertrag habe ich mit einer Vollmacht von Mara unterzeichnet, und das Haus ist inzwischen übergeben. Um den Rest möchte sich Mara selbst kümmern, und ich freue mich für sie, dass wir eine tolle Familie für ihr Haus gefunden haben, und dass sie einen wirksamen Mietvertrag hat, auf den sie sich für die Rückkehr mit ihrer Familie verlassen kann. 
*Alle Namen v. d. Autorin geändert